Qui établit la facture d'un affilié, et comment l'autofacturation fonctionne

Le problème, posé simplement

Vous versez 642 € de commission à une affiliée. De votre côté, c'est une charge : vous voulez la déduire. De son côté, c'est un revenu : elle doit le déclarer. Aucun des deux ne peut le prouver avec une ligne dans le tableau de bord d'un tiers.

Il faut donc un document. Et la première question — celle que presque personne ne pose avant d'avoir un contrôle — est : qui l'émet ?

La réponse par défaut, c'est l'affilié. C'est lui qui vend une prestation d'apport d'affaires ; c'est donc à lui d'établir la facture. En pratique, cela ne se produit presque jamais : vous avez cent affiliés, dont soixante particuliers, répartis sur douze pays, et vous n'obtiendrez pas cent factures correctes tous les mois.

L'autofacturation, et sa seule condition

L'autofacturation — self-billing — inverse le sens : c'est vous qui établissez la facture, au nom et pour le compte de votre affilié, à partir des montants que vous lui versez. Vous connaissez déjà tous les chiffres, donc le document est exact par construction.

Toutes les administrations qui l'autorisent posent la même condition, et c'est celle qu'on oublie :

Il faut l'accord préalable de la personne au nom de qui vous facturez.

Préalable veut dire avant la première facture, pas après. Cet accord doit être traçable : une date, une adresse, une trace de la personne qui l'a donné. Un accord oral, ou une case cochée dont vous ne conservez rien, ne vaut rien le jour où on vous le demande.

C'est la raison pour laquelle le consentement à l'autofacturation se donne depuis l'espace de l'affilié, avec sa date, et pas depuis le vôtre. Personne ne peut consentir à la place de quelqu'un d'autre.

Et quand l'affilié n'a pas donné son accord

Un affilié qui ne répond pas, ou qui refuse, ne doit pas bloquer son propre paiement. Il reçoit alors un reçu : mêmes montants, même période, même référence de versement — mais le document atteste d'un paiement au lieu de déclarer une prestation en son nom.

La différence n'est pas cosmétique. Une facture émise au nom de quelqu'un qui n'a pas consenti est un document qu'il n'a pas voulu, avec des conséquences fiscales qu'il n'a pas choisies. Émettre un reçu est la seule sortie correcte.

La numérotation, et pourquoi elle ne doit pas avoir de trou

Une série de factures doit être continue : 0146, 0147, 0148. Un numéro manquant est la première chose qu'un contrôle regarde, parce qu'un trou signifie soit une facture supprimée, soit une facture non déclarée.

Cela a une conséquence directe sur le logiciel : on ne supprime jamais une facture. Jamais. Y compris quand elle est fausse, y compris quand le versement n'a finalement pas eu lieu.

Ce que nous faisons à la place : l'avoir

Un avoir est une facture négative, numérotée dans sa propre série, qui nomme explicitement la facture qu'elle annule. La facture 0148 reste, l'avoir 0031 dit qu'elle est annulée, et la somme des deux est zéro. L'histoire est lisible, et il n'y a pas de trou.

C'est exactement ce qui doit se produire quand un virement revient — cas plus fréquent qu'on ne croit avec PayPal, où une adresse sans compte confirmé laisse le paiement non réclamé pendant trente jours avant que les fonds ne reviennent. La facture a été émise, le paiement n'a pas eu lieu : il faut un avoir, pas une suppression.

La TVA, en trois cas

On ne fera pas de conseil fiscal ici, mais les cas sont assez peu nombreux pour être nommés. Ce qui les détermine, c'est le pays de l'affilié et son statut — particulier ou entreprise.

• Entreprise dans votre pays. Le taux local s'applique, et il figure sur la facture.
• Entreprise dans un autre pays de l'Union. Autoliquidation : pas de TVA sur la facture, avec la mention correspondante et le numéro de TVA des deux parties.
• Particulier, ou entreprise hors Union. Les règles diffèrent, et c'est le statut déclaré par l'affilié qui décide. D'où l'intérêt de le lui demander à l'inscription plutôt que de le deviner.

Notez au passage la différence entre le numéro d'immatriculation (SIREN, company number) et le numéro de TVA : un indépendant en franchise en base a le premier sans avoir le second. La facturation électronique exige le premier sur chaque facture.

La facture électronique : un PDF ne suffira plus

Plusieurs pays européens rendent obligatoire la facture structurée — un fichier que la machine lit, pas seulement un humain. La norme s'appelle EN 16931, et les deux formats qui la mettent en œuvre sont UBL et CII.

Concrètement, cela veut dire qu'à côté du PDF il faut un XML contenant les mêmes informations sous forme de champs : identité des deux parties, numéros d'immatriculation, montants hors taxes, taux, mentions. Si votre plateforme ne produit qu'un PDF, quelqu'un chez vous ressaisira ces données manuellement.

Ce que doit produire une plateforme, en résumé

• Un document par versement, écrit au moment du versement — pas un export mensuel reconstruit après coup.
• Une facture si l'affilié a consenti à l'autofacturation, avec la date de son consentement, un reçu sinon.
• Une numérotation continue, par entité émettrice et par année.
• Un avoir quand un versement revient, jamais une suppression.
• Le traitement de la TVA selon le pays et le statut de l'affilié.
• Un fichier structuré à côté du PDF.
• Un relevé sur une période, des deux côtés : le vôtre sur tous vos affiliés, le sien sur lui-même.

Rien là-dedans n'est exotique. C'est juste du travail que quelqu'un doit faire, et il vaut mieux que ce soit la machine, au moment où les fonds partent.

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