Chi emette la fattura di un affiliato, e come funziona l'autofatturazione

Il problema, posto in modo semplice

Lei paga 642 € di commissione a un'affiliata. Dal suo lato è un costo: vuole dedurlo. Dal lato dell'affiliata è un reddito: deve dichiararlo. Nessuna delle due parti può provarlo con una riga nel pannello di un terzo.

Serve quindi un documento. E la prima domanda — quella che quasi nessuno si pone prima di subire un controllo — è: chi lo emette?

La risposta predefinita è: l'affiliato. È lui a vendere una prestazione di procacciamento d'affari; spetta quindi a lui emettere la fattura. In pratica, questo non succede quasi mai: Lei ha cento affiliati, di cui sessanta privati, distribuiti in dodici paesi, e non otterrà cento fatture corrette ogni mese.

L'autofatturazione, e la sua unica condizione

L'autofatturazione — self-billing — inverte il senso: è Lei a emettere la fattura, in nome e per conto del suo affiliato, a partire dagli importi che gli paga. Conosce già tutte le cifre, quindi il documento è esatto per costruzione.

Tutte le amministrazioni fiscali che la consentono pongono la stessa condizione, ed è quella che si dimentica:

Serve il consenso preventivo della persona in nome della quale Lei fattura.

Preventivo significa prima della prima fattura, non dopo. Questo consenso deve essere tracciabile: una data, un indirizzo, una traccia della persona che lo ha dato. Un accordo verbale, o una casella spuntata di cui non conserva nulla, non vale niente il giorno in cui glielo chiedono.

È il motivo per cui il consenso all'autofatturazione si dà dall'area dell'affiliato, con la sua data, e non dalla sua. Nessuno può acconsentire al posto di qualcun altro.

E quando l'affiliato non ha dato il suo consenso

Un affiliato che non risponde, o che rifiuta, non deve bloccare il proprio pagamento. Riceve allora una ricevuta: stessi importi, stesso periodo, stesso riferimento di pagamento — ma il documento attesta un pagamento invece di dichiarare una prestazione a suo nome.

La differenza non è cosmetica. Una fattura emessa a nome di qualcuno che non ha acconsentito è un documento che non ha voluto, con conseguenze fiscali che non ha scelto. Emettere una ricevuta è l'unica soluzione corretta.

La numerazione, e perché non deve avere salti

Una serie di fatture deve essere continua: 0146, 0147, 0148. Un numero mancante è la prima cosa che un controllo guarda, perché un salto significa o una fattura cancellata, o una fattura non dichiarata.

Questo ha una conseguenza diretta sul software: non si cancella mai una fattura. Mai. Nemmeno quando è sbagliata, nemmeno quando il pagamento alla fine non è avvenuto.

Che cosa facciamo invece: la nota di credito

Una nota di credito è una fattura negativa, numerata in una propria serie, che indica esplicitamente la fattura che annulla. La fattura 0148 resta, la nota di credito 0031 dice che è annullata, e la somma delle due è zero. La storia è leggibile, e non ci sono salti.

È esattamente ciò che deve succedere quando un bonifico torna indietro — caso più frequente di quanto si creda con PayPal, dove un indirizzo senza un conto confermato lascia il pagamento non riscosso per trenta giorni prima che i fondi tornino indietro. La fattura è stata emessa, il pagamento non è avvenuto: serve una nota di credito, non una cancellazione.

L'IVA, in tre casi

Qui non daremo consulenza fiscale, ma i casi sono abbastanza pochi da poter essere nominati. Ciò che li determina è il paese dell'affiliato e il suo status — privato o impresa.

• Impresa nel suo paese. Si applica l'aliquota locale, che compare sulla fattura.
• Impresa in un altro paese dell'Unione. Inversione contabile: nessuna IVA in fattura, con la dicitura corrispondente e il numero di partita IVA di entrambe le parti.
• Privato, o impresa fuori dall'Unione. Le regole sono diverse, ed è lo status dichiarato dall'affiliato a decidere. Da qui l'utilità di chiederglielo all'iscrizione invece di indovinarlo.

Si noti di passaggio la differenza tra il numero di registrazione (SIREN, company number) e il numero di partita IVA: un lavoratore autonomo in regime di franchigia IVA ha il primo senza avere il secondo. La fatturazione elettronica richiede il primo su ogni fattura.

La fattura elettronica: un PDF non basterà più

Diversi paesi europei rendono obbligatoria la fattura strutturata — un file che la macchina legge, non solo un essere umano. La norma si chiama EN 16931, e i due formati che la attuano sono UBL e CII.

In concreto, questo significa che accanto al PDF serve un XML che contenga le stesse informazioni sotto forma di campi: identità delle due parti, numeri di registrazione, importi imponibili, aliquote, diciture. Se la sua piattaforma produce solo un PDF, qualcuno nella sua azienda dovrà ridigitare questi dati.

Che cosa deve produrre una piattaforma, in sintesi

• Un documento per pagamento, scritto al momento del pagamento — non un'esportazione mensile ricostruita a posteriori.
• Una fattura se l'affiliato ha acconsentito all'autofatturazione, con la data del suo consenso, altrimenti una ricevuta.
• Una numerazione continua, per entità emittente e per anno.
• Una nota di credito quando un pagamento torna indietro, mai una cancellazione.
• Il trattamento dell'IVA secondo il paese e lo status dell'affiliato.
• Un file strutturato accanto al PDF.
• Un estratto su un periodo, da entrambi i lati: il suo su tutti i suoi affiliati, quello dell'affiliato su sé stesso.

Niente di tutto questo è esotico. È semplicemente un lavoro che qualcuno deve fare, ed è meglio che sia la macchina, nel momento in cui i fondi partono.

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