Quién emite la factura de un afiliado y cómo funciona la autofacturación

El problema, planteado de forma sencilla

Usted paga 642 € de comisión a una afiliada. Para usted es un gasto: quiere deducirlo. Para ella es un ingreso: debe declararlo. Ninguno de los dos puede demostrarlo con una línea en el panel de un tercero.

Hace falta, por tanto, un documento. Y la primera pregunta, la que casi nadie se hace antes de pasar una inspección, es: ¿quién lo emite?

La respuesta por defecto es el afiliado. Es él quien vende un servicio de captación de negocio; por tanto, le corresponde a él emitir la factura. En la práctica, eso casi nunca ocurre: usted tiene cien afiliados, sesenta de ellos particulares, repartidos en doce países, y no obtendrá cien facturas correctas cada mes.

La autofacturación, y su única condición

La autofacturación —self-billing— invierte el sentido: es usted quien emite la factura, en nombre y por cuenta de su afiliado, a partir de los importes que le paga. Usted ya conoce todas las cifras, así que el documento es exacto por construcción.

Todas las administraciones que la autorizan imponen la misma condición, y es la que se olvida:

Se necesita el consentimiento previo de la persona en cuyo nombre usted factura.

Previo significa antes de la primera factura, no después. Ese consentimiento debe ser rastreable: una fecha, una dirección, un registro de la persona que lo dio. Un acuerdo verbal, o una casilla marcada de la que usted no conserva nada, no vale nada el día en que se lo piden.

Por eso el consentimiento a la autofacturación se da desde el espacio del afiliado, con su fecha, y no desde el suyo. Nadie puede consentir en lugar de otra persona.

Y cuando el afiliado no ha dado su consentimiento

Un afiliado que no responde, o que se niega, no debe bloquear su propio pago. En ese caso recibe un recibo: mismos importes, mismo periodo, misma referencia de pago, pero el documento acredita un pago en lugar de declarar un servicio en su nombre.

La diferencia no es cosmética. Una factura emitida en nombre de alguien que no ha consentido es un documento que esa persona no quiso, con consecuencias fiscales que no eligió. Emitir un recibo es la única salida correcta.

La numeración, y por qué no debe tener huecos

Una serie de facturas debe ser continua: 0146, 0147, 0148. Un número que falta es lo primero que mira una inspección, porque un hueco significa o bien una factura eliminada, o bien una factura no declarada.

Esto tiene una consecuencia directa en el software: nunca se elimina una factura. Nunca. Ni siquiera cuando es errónea, ni siquiera cuando el pago finalmente no se produjo.

Lo que hacemos en su lugar: la factura rectificativa

Una factura rectificativa es una factura negativa, numerada en su propia serie, que menciona expresamente la factura que anula. La factura 0148 se mantiene, la rectificativa 0031 indica que queda anulada, y la suma de ambas es cero. La historia es legible, y no hay ningún hueco.

Es exactamente lo que debe ocurrir cuando una transferencia se devuelve, un caso más frecuente de lo que se cree con PayPal, donde una dirección sin cuenta confirmada deja el pago sin reclamar durante treinta días antes de que los fondos vuelvan. La factura se emitió, el pago no se produjo: hace falta una factura rectificativa, no una eliminación.

El IVA, en tres casos

No daremos aquí asesoramiento fiscal, pero los casos son lo bastante pocos como para nombrarlos. Lo que los determina es el país del afiliado y su condición: particular o empresa.

• Empresa en su país. Se aplica el tipo local, y figura en la factura.
• Empresa en otro país de la Unión. Inversión del sujeto pasivo: sin IVA en la factura, con la mención correspondiente y el número de IVA de ambas partes.
• Particular, o empresa fuera de la Unión. Las reglas difieren, y es la condición declarada por el afiliado la que decide. De ahí el interés de preguntársela en el registro en lugar de adivinarla.

Observe de paso la diferencia entre el número de registro mercantil (SIREN, company number) y el número de IVA: un autónomo acogido a la franquicia del IVA tiene el primero sin tener el segundo. La facturación electrónica exige el primero en cada factura.

La factura electrónica: un PDF ya no bastará

Varios países europeos hacen obligatoria la factura estructurada: un archivo que lee la máquina, no solo una persona. La norma se llama EN 16931, y los dos formatos que la aplican son UBL y CII.

En concreto, esto significa que junto al PDF hace falta un XML que contenga la misma información en forma de campos: identidad de ambas partes, números de registro, importes sin impuestos, tipos, menciones. Si su plataforma solo produce un PDF, alguien en su empresa tendrá que volver a introducir esos datos uno por uno.

Lo que debe producir una plataforma, en resumen

• Un documento por pago, generado en el momento del pago, no una exportación mensual reconstruida a posteriori.
• Una factura si el afiliado ha consentido la autofacturación, con la fecha de su consentimiento, y un recibo en caso contrario.
• Una numeración continua, por entidad emisora y por año.
• Una factura rectificativa cuando un pago se devuelve, nunca una eliminación.
• El tratamiento del IVA según el país y la condición del afiliado.
• Un archivo estructurado junto al PDF.
• Un extracto de un periodo, para ambas partes: el suyo sobre todos sus afiliados, el del afiliado sobre sí mismo.

Nada de esto es exótico. Es simplemente un trabajo que alguien tiene que hacer, y es mejor que lo haga la máquina, en el momento en que salen los fondos.

Para leer después