Una transferencia aceptada no es una transferencia recibida

«Aceptado» no quiere decir «recibido»

Usted envía un lote de pagos. La API responde en dos segundos, cada línea lleva un identificador, y el estado indica PENDING o SUCCESS según el proveedor. Su panel muestra «enviado», el afiliado recibe un correo electrónico que le anuncia su pago, y todo el mundo pasa a otra cosa.

Salvo que la respuesta que acaba de recibir no dice que los fondos hayan llegado. Dice que la solicitud se ha aceptado para su tramitación. Son dos afirmaciones muy distintas, y la distancia entre ambas puede durar treinta días.

El caso de PayPal, en detalle

Un pago de PayPal a una dirección de correo electrónico sigue este camino:

1. Usted envía el lote. PayPal lo acepta y devuelve un identificador de lote.
2. Si la dirección corresponde a una cuenta de PayPal confirmada, los fondos llegan en pocos minutos. Es el caso más frecuente, y es el que da confianza en el resto.
3. Si la dirección no corresponde a ninguna cuenta confirmada, PayPal deja el pago en espera y envía un mensaje a esa dirección: «alguien le ha enviado un pago, cree una cuenta para recibirlo».
4. La persona tiene treinta días. Pasado ese plazo, el pago queda UNCLAIMED, luego RETURNED, y los fondos vuelven a su saldo.

Hay otros caminos de devolución: una cuenta cerrada, un país sin servicio, una dirección con una errata, un bloqueo de cumplimiento normativo. Lo que tienen en común es que nada de esto se sabe en el momento en que la API le respondió.

Lo que ocurre si nadie lo vigila

Una plataforma que se detiene en la primera respuesta produce una situación concreta, y desagradable:

• Su contabilidad indica 128 € pagados, y los fondos están en su saldo de PayPal.
• El saldo del afiliado está a cero, aunque usted todavía le debe 128 €.
• Se ha emitido una factura por un pago que no se produjo.
• El afiliado ha recibido un correo que le anunciaba un pago que nunca recibió.

Y sobre todo: es él quien se lo hace saber, a menudo semanas después, a menudo molesto. Usted abre PayPal, no encuentra la línea, hay que buscarla, y mientras tanto la persona que le aporta ventas se pregunta si le van a pagar.

Lo peor de una transferencia devuelta no es el importe. Es que la única persona que lo sabe sea la que espera los fondos.

Lo que hay que hacer en su lugar

Consultar hasta obtener una respuesta que ya no pueda cambiar

Cada línea enviada debe quedar en un estado «en curso» y volver a consultarse periódicamente —aquí, cada hora— hasta que el proveedor dé un estado final: recibido, fallido o devuelto. Mientras la respuesta aún pueda cambiar, la línea no está saldada.

Una hora no es una cifra mágica. Es un equilibrio: lo bastante frecuente para que usted se entere el mismo día, lo bastante espaciado para no provocar limitaciones de la API en un lote de doscientas líneas.

Deshacer por completo, no a medias

Cuando la respuesta es «devuelto», hay cinco cosas que hacer, y hacer cuatro de cinco deja la base de datos incoherente:

1. Marcar la línea como devuelta, con su fecha y el motivo indicado por el proveedor.
2. Restablecer el saldo del afiliado, mediante un asiento de sentido inverso, no modificando el asiento original, que debe seguir siendo legible.
3. Volver a poner las ventas afectadas en «pendiente de pago», para que entren de forma natural en el siguiente lote.
4. Emitir una factura rectificativa numerada que mencione la factura emitida. Una factura no se elimina: se anula.
5. Avisar a ambas partes. El afiliado recibió un mensaje que le decía que se le había pagado: debe recibir otro que lo corrija, y que le diga qué hacer.

Cómo tener menos

Una devolución sigue siendo un caso poco frecuente, pero se puede hacer aún más rara.

• Pedir la dirección de pago en el registro, no en el momento del primer pago. El afiliado la comprueba cuando está atento, no cuando está esperando.
• Rechazar un lote incompleto en lugar de saltarse líneas. Un afiliado sin dirección debe aparecer en una lista de «imposible de pagar» con el motivo, y recibir un correo, una sola vez, en el momento en que usted decide pagar.
• Verificar el destino antes del envío cuando el proveedor lo permita. Wise, por ejemplo, no acepta solo la dirección de correo electrónico en todos los destinos: en algunos, se necesitan los datos bancarios. Mejor saberlo antes de enviar.
• Un umbral mínimo. Enviar importes muy pequeños produce sobre todo comisiones y devoluciones.

La pregunta que debe hacer

A una plataforma de afiliación, o a quien desarrolla la suya:

¿Qué ocurre, exactamente, treinta días después de que un pago de PayPal haya salido hacia una dirección sin cuenta confirmada?

Si la respuesta empieza por «miramos en PayPal», el trabajo no está hecho. Debería empezar por «usted recibe un correo, el saldo del afiliado se restablece, y una factura rectificativa ha anulado la factura».

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